Dispense de déclaration cnil

Listes des traitements automatisés dispensés de formalités préalables auprès de la CNIL

Il existe deux sortes de traitements dispensés de formalités préalables auprès de la CNIL, les premiers sont dispensés par une disposition de la loi Informatique et libertés, les seconds le sont par une décision de la CNIL :

Les traitements dispensés de formalités préalables par une disposition de la loi Informatique et libertés :

• Les traitements ayant pour seul objet la tenue d'un registre qui, en vertu de dispositions législatives ou réglementaires, est destiné exclusivement à l'information du public et est ouvert à la consultation de celui-ci ou de toute personne justifiant d'un intérêt légitime



• Les traitements mis en oeuvre par une association ou tout autre organisme à but non lucratif et à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical :



• pour les seules données mentionnées au I correspondant à l'objet de ladite association ou dudit organisme ;



• sous réserve qu'ils ne concernent que les membres de cette association ou de cet organisme et, le cas échéant, les personnes qui entretiennent avec celui-ci des contacts réguliers dans le cadre de son activité ;



• et qu'ils ne portent que sur des données non communiquées à des tiers, à moins que les personnes concernées n'y consentent expressément.



• Les traitements dont la finalité se limite à assurer la conservation à long terme de documents d'archives dans le cadre du livre II du même code sont dispensés des formalités préalables à la mise en oeuvre des traitements prévues au chapitre IV de la présente loi.

Par ailleurs, sont dispensés de déclarations (mais pas de demandes d'autorisation ou de demandes d'avis, les responsables de traitement qui ont nommé un correspondant Informatique et libertés)

Les traitements dispensés de formalités préalables par décision de la CNIL :

• Gestion de la comptabilité
  
  
• Gestion des rémunérations des salariés d'une personne morale de droit privé ne gérant pas un service public, à condition de respecter la délibération de la CNIL : Délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public
  
  
• Gestion des rémunérations des agents mis en oeuvre par l'Etat, les collectivités locales, les établissements publics et les personnes morales de droit privé gérant un service public, à condition de respecter la délibération de la CNIL : Délibération n°2004-096 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par l'Etat, les collectivités locales, les établissements publics et les personnes morales de droit privé gérant un service public
  
  
• Gestion dématérialisée des marchés publics par les organismes publics
  
  
• Gestion des fournisseurs, à condition de respecter la délibération de la CNIL : Délibération n° 2005-005 du 18 janvier 2005 décidant de la dispense de déclaration des traitements relatifs à la gestion des fichiers de fournisseurs comportant des personnes physiques

Pour faire l'objet d'une dispense, le traitement doit scrupuleusement respecter les délibérations de la CNIL, à titre d'exemple :

• En ce qui concerne les dispenses des traitements destinés à gérer les rémunérations dans le secteur privé (délibération n° 2004-097) les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie
  
  
• En ce qui concerne les dispenses des traitements destinés à gérer les rémunérations dans le secteur public (délibération n° 2004-096) les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà d'une durée de 2 ans, sauf dispositions légales contraires,
  
  
• En ce qui concerne la gestion des fournisseurs (délibération n° 2005-005) la décision de dispense ne prévoit pas la gestion des contentieux avec les fournisseurs, ni la communication d'informations relatives aux fournisseurs à d'autres sociétés par exemple d'un même groupe.

Si le traitement mis en oeuvre n'entre pas dans le cadre des délibérations de la CNIL, il ne peut pas faire l'objet d'une dispense et son responsable doit alors effectuer une déclaration normale auprès de la CNIL.

Hélène Lebon

Avocat à la Cour

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